Teknik Presentasi dengan PowerPoint

Teknik Presentasi adalah salah satu elemen dalam Desain Komunikasi
Visual khususnya di bidang multimedia. Pada awalnya
ketika jurusan Desain Komunikasi Visual ini masih baru, Teknik
Presentasi ditafsirkan dengan beberapa macam penafsiran. Misalnya
pada penerapan di bidang Desain Produk, teknik presentasi
mungkin ditafsirkan cara menampilkan barang-barang produk
yang ingin dipresentasikan (dipamerkan) ke hadapan
audience. Presentasi untuk bidang karya ilmiah, misalnya disampaikan
dengan cara mendemonstrasikan hasil karya tersebut sehingga
dipahami oleh audience. Akan tetapi, akhirnya berhasil
disepakati bahwa bahasan tentang teknik (penyajian) presentasi
dan media interaktif adalah cara seseorang menyajikan penjelasan
terhadap data, uraian proses, maupun pembelajaran, baik
disajikan di muka audience dengan bantuan alat peraga berupa
slide show, program aplikasi yang menyajikan informasi interaktif
yang dapat diakses secara personal, maupun presentasi dalam
bentuk cetakan yang dibagikan kepada semua penerima informasi.
Menyajikan presentasi secara elektronik dapat digunakan dengan
berbagai macam sarana, misalnya dengan media Animasi 3D (3D
Max, Maya, dan sebagainya), dengan media Video Movie (Pinnacle/
Ulead/Premiere), Animasi 2 dimensi (Flash/Director), maupun
2
media interaktif menggunakan Authorware. Yang paling sederhana
dari semuanya itu adalah menggunakan Slide Show yang dibuat
dengan Microsoft PowerPoint. Dengan PowerPoint pun Anda dapat
menganimasikan teks, menyisipkan foto, video, animasi, serta
suara.
Presentasi melalui SLIDE SHOW
Menggunakan PowerPoint
Agar topik bahasan lebih terfokus, buku ini hanya akan membahas
teknik melakukan persiapan suatu presentasi melalui slide show
dengan bantuan program Microsoft Office PowerPoint. Tulisan ini
tidak dimaksudkan sebagai sarana pembelajaran bagi yang belum
mengenal cara penggunaan PowerPoint secara umum, namun lebih
ditekankan untuk memberikan panduan lebih terarah pada bagaimana
mempersiapkan materi presentasi, teknik penyajian
dalam bentuk slide show, serta beberapa saran teknis mempersiapkan
slide show dengan fasilitas yang ada pada PowerPoint agar
diperoleh hasil yang maksimal. Di dalam penulisan buku ini dipergunakan
PowerPoint 2003. Namun demikian, bagi Anda yang
bekerja menggunakan PowerPoint 97/2000 dan XP tetap dapat
memanfaatkan informasi pada buku ini dengan beberapa penyesuaian.
Bagi pengguna PowerPoint 2007, beberapa penyesuaian
penggunaan fasilitas program, kami muat tersendiri dalam bab
terakhir pada buku ini.
Unsur-Unsur dalam Sebuah
Presentasi
Keberhasilan di dalam sebuah presentasi setidaknya terletak pada
empat unsur yang ada di dalamnya.
Yang pertama dan mestinya yang paling utama adalah Presenternya,
yaitu orang yang menyampaikan presentasi secara langsung
di depan audience.
Yang kedua materi yang disampaikan, yaitu bahan yang ingin
dikomunikasikan dengan audience sasarannya.
3
Yang Ketiga adalah sarana yang dipergunakan untuk menyampaikan
presentasi. Hal ini lagi-lagi yang pertama adalah slide show
yang disusun berdasarkan materi yang ingin disampaikan. Oleh
karena fokus kita membicarakan teknik presentasi dengan Power-
Point, maka yang dimaksud tentu saja bagaimana Anda mengemas
materi presentasi dalam bentuk slide show. Faktor berikutnya
adalah peralatan untuk menyampaikan slide show tersebut meliputi
LCD Projector, sound system (apabila pada ruang yang cukup
besar dan jumlah audience yang cukup banyak).
Yang keempat, tentu saja audience yang dijadikan sasaran sebagai
penerima informasi. Jika ketiga unsur di atas telah dipersiapkan
dengan baik, tetapi ternyata tidak ada audience-nya, atau
tidak dihadiri oleh audience yang tepat sebagaimana yang dimaksud
sebagai sasaran tersebut, maka rangkaian acara presentasi
tersebut tidak akan sukses sebagaimana yang diinginkan.
Presenter, Penyaji Informasi
Tidak semua orang mampu menyusun suatu paparan sehingga
mudah diterima oleh pihak lain sekalipun orang tersebut sebenarnya
sangat menguasai permasalahan yang akan dipresentasikan.
Di Amerika sering dilakukan survey yang hasilnya dimuat di majalah-
majalah yang menyatakan bahwa ketakutan nomor satu•) dari
kebanyakan orang Amerika (dan ternyata juga merupakan tendensi
kebanyakan orang di seluruh dunia) adalah ketika dia diminta untuk
menjelaskan sesuatu di muka orang banyak (publik speaking).
Cara yang efektif untuk mengurangi bahkan menghapus ketakutan
tersebut ialah dengan mempelajari bagaimana teknik menyusun
presentasi dengan baik sehingga bukan ketakutan lagi, melainkan
kebanggaan ketika seseorang tampil di muka publik maupun di
muka client dengan bahan presentasi yang bagus.
• Ketakutan kedua dan ketiga adalah takut akan ketinggian dan takut
pada anjing galak. (Nancy Stevenson – Special Edition Using Microsoft
Power Point)
4
Materi Presentasi
Materi yang akan dipresentasikan sebenarnya merupakan bobot
yang paling menentukan, walaupun tidak semua orang pernah
mengalami atau terdampar pada suatu situasi yang mau tidak mau
harus ia hadapi seperti kedua contoh berikut ini.
Jika materi presentasi yang akan dipaparkan di depan audience
adalah masalah yang gawat. Seorang yang bertugas sebagai juru
bicara harus menjelaskan shcema kebijaksanaan pembangunan
jalan raya yang sangat vital, di mana harus dilakukan pembebasan
tanah warga dengan pembayaran ganti rugi yang nilainya jauh di
bawah keinginan warga. Warga sangat geram mendengar rencana
ini. Presentasi ini diprediksi akan dihadiri oleh puluhan warga yang
dalam keadaan emosi.
Contoh yang kedua adalah materi presentasi pelatihan pembekalan
yang akan diberikan kepada karyawan sehubungan dengan
kenaikan jabatannya.
Wah, jelas bedanya seperti api dan air. Mudah-mudahan pembaca
hanya akan menerima tugas untuk menyampaikan materi jenis
yang kedua saja, atau setidaknya yang berada di antara kedua
contoh di atas. Kalau Anda seorang pengajar atau dosen yang
akan menyusun presentasi bahan pelajaran, mestinya unsur materi
dalam presentasi ini bukan menjadi masalah yang perlu dibahas
lebih jauh lagi. Namun, Anda masih harus mempelajari unsur lainnya.
Slide Show Itu Sendiri
Bagaimana sebuah slide show mampu memegang peranan dalam
sebuah presentasi, mungkin di sinilah topik yang ingin disampaikan
dalam buku ini. Sementara unsur-unsur lain adalah pertimbangan-
pertimbangan yang harus dipersiapkan dan diperhitungkan.
Yang perlu Anda ingat bahwa sebuah presentasi berupa slide show
bisa berdiri sendiri dalam suatu stand pameran, atau sarana iklan
maupun informasi di tempat-tempat umum tanda kehadiran seorang
presenter. Di sini jelas kekuatan daya tarik dari materi dan
5
teknik penyajian slide show tersebut yang paling utama dan paling
menentukan.
Audience yang Menjadi Sasaran
Informasi
Audience, hadirin, atau penonton seringkali dianggap sebagai unsur
pasif dari sebuah acara presentasi. Namun, sejujurnya reaksi
dari audience ketika mengikuti suatu presentasi dapat memperlihatkan
berhasil atau tidaknya presentasi itu. Tidak dapat dipungkiri
bahwa audience di kalangan orang kita ini adalah tipe hadirin
yang cool. Sekalipun presentasi yang dilakukan amat buruk kualitasnya,
setidaknya mereka jarang yang protes. Reaksi dari audience
yang bisa ditangkap adalah apakah pandangan mata mereka
“terhanyut” dalam mengikuti slide dan uraian presenter, atau sebaliknya
mereka hanya mendengar suara presenter tanpa memandang
ke layar? Hal ini bisa terjadi bila tampilan slide amat
buruk dan ”menyiksa” mata audience. Yang lebih buruk lagi apabila
selama presentasi audience bercakap-cakap satu sama lain,
maka ketiga elemen di atas gagal membangun keberhasilan presentasi.
Pernahkah Anda melakukan presentasi kemudian setelah selesai
audience mengerumuni Anda seolah-olah masih kurang puas
(maksudnya masih ingin nambah lagi informasi dari Anda) dan
mereka minta izin untuk meng-copy file slide presentasi Anda ke
flash disk mereka. Seharusnya Anda boleh merasa bangga karena
itu adalah sebagian dari indikasi bahwa presentasi yang Anda
bawakan berhasil.
Jadi, jangan sepelekan audience Anda karena merekalah target
Anda. Audience Andalah tolok ukur keberhasilan Anda dalam
menyampaikan presentasi dan mempersiapkan ketiga unsur lainnya.
Bisa jadi, kondisi tadi menggambarkan presentasi Anda sulit
dicerna oleh audience sehingga mereka merasa perlu membaca
ulang slide presentasi Anda dan menjabarkan sendiri dengan cara
mereka sendiri.
6
Mempersiapkan Presentasi
di Depan Publik
Ini adalah bagian penting yang harus dilakukan setiap presenter
sebelum dia maju ke depan publik. Urut-urutan persiapan ini
mungkin tidak sepenuhnya persis seperti ini, tetapi Anda dapat
berimprovisasi sesuai keadaannya.
Mengenali Siapa Audience/Sasaran Kita?
Kepada siapakah presentasi ini kita tujukan?
• Kepada atasan kerja,
• Penjelasan yang kita berikan kepada subordinate
(karyawan-bawahan) kita,
• Kepada calon klien atau klien yang proyeknya sedang kita
kerjakan,
• Kepada murid/mahasiswa/peserta kursus/pelatihan
• Atau kepada audience masyarakat umum yang tidak kita
kenal dengan tepat segmentasinya.
Dari sasaran penerima informasi jelas akan membedakan ciri materi
yang akan kita sampaikan, susunan informasi, dan pilihan cara
menyampaikan informasi. Ingat pepatah yang mengatakan: “Jangan
bicara tentang warna kepada orang buta”.
Tengoklah Medannya
Jika Anda seorang presenter pemula, atau jika Anda masih suka
demam panggung sangat disarankan agar Anda menengok terlebih
dulu tempat atau medan di mana Anda akan tampil. Bahkan
group musik gaek seperti The Rolling Stones selalu menuntut untuk
memeriksa panggung yang akan mereka gunakan untuk tampil
sebelum hari H pementasan konser. Namun, jika medan tersebut
mirip dengan apa yang sudah Anda kenali, misalnya di sekolah,
di gedung pertemuan, dan sebagainya, di mana Anda pernah
melakukan presentasi sebelumnya, maka mungkin Anda
dapat berasumsi kondisinya tidak banyak berbeda dengan yang
pernah Anda alami sebelumnya.
7
Kenali Peralatan yang Digunakan
Jika Anda menjadi pembicara di lokasi lain (bukan di tempat/
kantor Anda sendiri), peralatan presentasi seperti LCD Projector,
layar, atau bidang di mana slide akan diproyeksikan, bahkan
mungkin laptop atau komputer desktop yang digunakan disiapkan
pihak lain perlu Anda kenali. Jika tidak ada informasi yang pasti
mengenai sarana dan prasarana itu, Anda perlu menanyakan.
Pada banyak kesempatan, persiapan ini dapat diabaikan, dan
antara panitia penyelenggara dengan presenter saling berasumsi
semuanya beres, dan ternyata acara tersebut berlangsung lancarlancar
saja. Akan tetapi, jangan jadikan hal ini sebagai standar
prosedur kerja Anda. Oleh karena jika asumsi yang diambil ternyata
tidak 100% benar, maka kegagalan yang terjadi, Anda pun
akan ikut menanggung.
Dari pengalaman penulis, apabila faktor persiapan ini tidak dapat
dilakukan, maka yang paling aman penulis lebih dulu akan
mengirim file presentasi ke pihak penyelenggara untuk memberikan
kesempatan kepada mereka untuk mempersiapkan diri.
(Namun, celakanya pernah juga panitia yang diserahi file justru
baru menyerahkan file tersebut pada operator laptop sesaat
sebelum sesi Presentasi dari penulis dimulai sehingga beberapa
setting tidak sesuai yang diinginkan.)
Persiapkan Rencana Alternatif
Sebuah acara presentasi yang telah direncanakan tiba-tiba gagal
diselenggarakan, di saat audience-nya telah hadir dan siap mendengarkan
presentasi Anda. Acara telah dibuka, pimpinan telah
memberikan sambutan, dan hadirin telah diminta untuk memberikan
applause setelah nama, gelar, dan jabatan Anda disebutkan.
Kegagalan tersebut hanya karena laptop yang akan Anda gunakan
mendadak tidak dapat digunakan justru pada saat-saat terakhir
seperti itu. Padahal satu-satunya file presentasi ada di situ. So
What? Oleh karenanya diperlukan rencana alternatif. Apakah Anda
menyediakan laptop cadangan, bahan slide manual, atau mungkin
yang lain sesuai dengan situasi serta posisi Anda.
8
Komunikasikan Ide Anda
Pada saat Anda tampil di muka audience, buatlah kesan bahwa
melalui presentasi ini Anda sedang mengomunikasikan ide Anda.
Jangan biarkan orang mengambil kesan bahwa Anda sekadar
“orang suruhan” untuk menyampaikan kabar ini, dan Anda tidak
bertanggung jawab pada ide yang Anda sampaikan.
Kesan yang meyakinkan pada tampilan Anda akan sangat didukung
oleh:
• Body Language
Salah satu macam bahasa komunikasi adalah menggunakan
bahasa tubuh. Gerakan tangan, badan, mimik muka,
dan sebagainya merupakan sarana Anda berkomunikasi.
Kuasai “panggung”, bergeraklah mengisi ruang. Jangan
menjadi patung bicara di depan publik.
Jika pembicara pada posisi duduk berjejer di depan/ di
panggung lakukan gerakan body language yang tidak
mengesankan Anda kaku dan tidak bebas.
Jika pembicara pada posisi duduk dan mike terletak pada
stand (cagak mikrofon) di depan Anda, posisi ini akan
membuat posisi Anda menjadi kaku. Keluarlah dari situasi
seperti ini. Cabutlah mikrofon dan peganglah jika perlu
sehingga Anda lebih bebas bergerak dan berekspresi.
• Persiapkan Cara Anda Bicara
Ada tiga bentuk persiapan narasi:
1. Verbatim
2. Memorized
3. Extemporaneouse (berbicara spontan tanpa persiapan)
Verbatim
Pada narasi Verbatim, pembicara berbicara berdasarkan
teks catatan maupun slide di layar. Keuntungannya informasi
yang disampaikan bisa detil. Jika ini memang perlu
dilakukan, lakukanlah untuk hal-hal yang bersifat definitif,
lakukanlah dengan memberikan penekanan saat memba9
canya. Akan tetapi, jika ini merupakan bagian paling
banyak dalam presentasi Anda, maka Anda terkesan tidak
menguasai materi. Anda menempatkan diri sama dengan
Audience (audience juga bisa membaca seperti yang Anda
lakukan, lalu posisi Anda tidak penting di mata mereka).
Oleh karena sibuk membaca teks, Anda akan kehilangan
kontak mata dengan audience di mana ini merupakan
sarana untuk membangun komunikasi positif dengan
mereka. Dengan melakukan kontak mata dengan audience
sesekali, seolah Anda berbicara kepada mereka orang per
orang secara pribadi.
Sayangnya, model verbatim ini biasa dilakukan oleh pembicara
yang tidak berpengalaman atau kurang menguasai
permasalahan. Jika tidak dapat dihindari, batasilah.
Memorized
Metode lain adalah dengan Memorized (mengingat/ menghafal).
Beberapa pembicara mempersiapkan apa-apa yang
akan dibicarakan di depan publik, kemudian dibaca beberapa
kali sehingga hafal (atau hampir hafal). Biasanya
kalau berasal dari ide sendiri cukup dibaca sekali dua kali
akan mudah hafal.
Menghafal teks dengan cara ini masih memiliki risiko.
Pertama metode ini akan memperlihatkan kurangnya
emosi (kurang greget) di dalam presentasi karena Anda
dibebani mengingat teks yang disampaikan. Risiko lain jika
Anda lupa pada suatu ungkapan kunci, maka bisa jadi
urutan bicara Anda akan menjadi kacau atau bahkan
macet.
Extemporaneuos
Yang paling ideal di antara metode ini adalah yang disebut
extemporaneuos alias berbicara secara spontan. Pembicara
terbaik senantiasa menggunakan cara ini. Ia cukup berpengalaman
serta cukup berlatih untuk menguasai materi
yang dipresentasikan. Oleh karenanya, slide yang Anda
10
buat hendaknya berupa kerangka pembicaraan yang akan
membantu Anda menyampaikan informasi. Bukan keseluruhan
teks naskah yang ditayangkan di layar, lalu Anda
dan audience membacanya. Kelemahan metode bicara
spontan ini adalah sulitnya dalam mengontrol waktu.
Mengenal Model Presentasi
Ada tiga model presentasi yang perlu kita kenal.
Model Presentasi yang Persuasif
Persuasif artinya merayu, membujuk, menghimbau. Contoh model
presentasi ini adalah memperkenalkan produk baru dalam kegiatan
marketing, pengarahan pada masyarakat, ceramah/presentasi
di bidang kerohanian (agama), dan sebagainya. Model presentasi
ini, presenter tidak secara langsung memperoleh hasil atau
jawaban dari audience apakah presentasi yang disampaikan dapat
diterima/disetujui dan ditindaklanjuti oleh target penerima informasi
atau tidak.
Model Presentasi Penyampaian Informasi
Contoh model ini di antaranya seorang manager yang sedang
mempresentasikan status dari sebuah proyek atau rangkaian pekerjaan
yang ditugaskan kepadanya, Laporan Finansial, atau Kebijaksanaan
pemasaran, penyampaian proposal untuk meminta
dana. Hasil presentasi model ini sangat menentukan, apakah idenya
diterima atau tidak. Selain itu, presenter akan menerima pertanyaan
atau memberikan pertanggungjawaban secara langsung
terhadap apa yang disampaikan kepada audience-nya.
Model Presentasi Pelatihan/Training
Misalnya pelatihan yang diberikan kepada karyawan baru, pelatihan
yang diberikan sehubungan dengan akan diterapkannya sistem
ISO, pelatihan kepada para pengajar sehubungan adanya sistem
pengajaran yang baru, dan sebagainya.
11
Pemeriksaan Apa yang Harus
Dilakukan
Alat atau fasilitas apa yang akan dipergunakan untuk menyajikan
presentasi. Akan berbeda jika Anda harus mempersiapkan
presentasi dengan lembaran mika di atas proyektor dengan
presentasi memakai bantuan laptop dan LCD projector. Apakah
presentasi akan disajikan dengan penjelasan narasi yang direkam
atau presentasi yang terputar otomatis terus menerus (looping)
sehingga setiap orang yang lewat dan melihat presentasi ini akan
dapat menikmati informsi yang disajikan.
Seandainya presentasi dijalankan melalui sebuah laptop yang
disediakan orang lain, bukan dari komputer yang Anda pakai
menyusun presentasi, periksalah atau ujilah dahulu dengan
mencoba menjalankan file presentasi tersebut. Apakah font-font
pilihan Anda tersedia pada laptop ter-sebut. Jika tidak,
konsekuensinya font Anda akan diganti secara otomatis dengan
font default yang tersedia. Bisa jadi susunan format dalam slide
tersebut menjadi berantakan.
Jika Anda akan melakukan presentasi dengan bantuan operator,
jangan lupa mengatur pemutusan informasi dari suatu slide ke
slide lembar berikutnya secara jelas. Dengan pengaturan seperti
itu, operator yang membantu Anda akan lebih mudah memahami
apakah Anda masih membicarakan halaman slide yang ini atau
sudah berpindah ke lembar slide berikutnya. Jika Anda bekerja
sendiri, Anda harus berusaha mengatur fokus tayangan di layar
atau di tembok sehingga terlihat sempurna dari segala penjuru di
mana audience duduk.
Menyiapkan Presentasi Sesuai
dengan Tempat dan Waktunya
Seringkali seseorang memiliki sebuah file slide show yang menjadi
“senjata”nya untuk melakukan presentasi di segala medan. Misalnya
Anda seorang dari devisi marketing atau pelatih yang menjelaskan
materi pelatihan di banyak tempat dan lokasi yang seadanya.
Disamping itu, sering terjadi sebuah persiapan presentasi
12
yang dilakukan dengan target dan medan tertentu. Berikut ini beberapa
pertimbangan dalam menyiapkan presentasi.
1. KEJELASAN
Sebuah informasi merupakan data-data yang terstruktur. Tanpa
adanya struktur yang baik, informasi masih merupakan kumpulan
data mentah yang belum memiliki makna. Data yang terstruktur,
terorganisasi, dan mempunyai bentuk, barulah dapat dikategorikan
sebagai sebuah informasi.
Sama halnya dengan susunan kata-kata atau kalimat, belum tentu
mampu menjelaskan informasi yang ingin disampaikan. Oleh
karenanya, kita masih memerlukan alat lain yang dapat mempresentasikan
informasi-informasi, khususnya informasi mengenai
data yang bersifat kuantitatif yang dapat menunjang susunan kata
agar lebih efektif. Dengan peralatan tersebut, kita dapat menjadikan
informasi lebih jelas lagi, khususnya untuk menjelaskan halhal
sebagai berikut.
• Penjelasan mengenai suatu perubahan atau trend tertentu.
• Penjelasan data secara berurutan dengan sudut pandang
yang berbeda.
• Memperlihatkan urutan peristiwa dari sudut yang berbeda.
• Menyebutkan urutan peristiwa secara kronologis.
• Menampilkan informasi yang mempunyai hubungan dari
sudut yang berbeda.
Agar informasi dapat diterima lebih jelas oleh audience, Anda
dapat memberi sentuhan visual pada informasi tersebut. Alat bantu
untuk visualisasi informasi. Jika informasi yang ingin disampaikan
berupa nilai-nilai data, maka untuk menangkap perbandingan atau
kecenderungan (trend) nilai-nilai data, maka lebih tepat bila
disajikan dalam bentuk grafik data.
Berikut ini contoh alat presentasi data berupa grafik data yang
kami kutip dari buku: ”Teknik Mempresentasikan Data dengan
Diagram Excel” – Adi Kusrianto, 2006 – PT Elex Media Komputindo.
13
Gambar 1-1: Grafik Excel yang dimasukkan ke dalam PowerPoint
2. PENEKANAN
Informasi berbentuk paparan serta analisis, biasanya berisikan
pesan-pesan yang majemuk dan mungkin memiliki sifat yang berbeda-
beda apabila dilihat dari sudut cara menguraikannya. Walaupun
demikian, perbedaan sudut pandang tersebut belum tentu
memiliki bobot yang sama. Setidaknya paparan serta analisis itu
memiliki pokok dan topik tertentu yang akan diberikan penekanan
agar diketahui pembaca atau audience-nya. Dengan demikian, hal
ini berarti dari sekian banyak uraian yang dianggap penting oleh
presenternya belum tentu penting bagi pembacanya. Berdasarkan
hal ini, presenter harus menyadari bahwa harus ada point-point
tertentu yang harus dijadikan pokok bahasan yang diberikan penekanan,
penonjolan yang didasarkan atas antisipasi presenter terhadap
kebutuhan pembaca atau audience-nya.
14
Gambar 1-2: Diagram dengan penekanan pada bagian tertentu dari data yang
dipaparkan
3. MERINGKASKAN
Sebuah laporan maupun penjelasan yang panjang tidaklah efektif
untuk disajikan dalam sebuah presentasi, oleh karenanya dalam
menyusun sebuah presentasi haruslah digunakan cara-cara peringkasan
dan disajikan secara visual untuk memudahkan audience
memahaminya. Dengan grafik/diagram/gambar/foto maupun
peraga akan dapat meringkas informasi berupa kata-kata.
Sebagai contoh, suatu paparan mengenai urutan dan proses kerja
dapat disajikan secara jelas dan singkat dalam bentuk Gantt Chart
seperti contoh di bawah ini.
15
Gambar 1-3: Gantt Chart salah satu cara mudah untuk memaparkan suatu
proses secara detail dan gamblang
4. KESAMAAN
Dengan bantuan diagram arus atau flowchart akan dapat dicapai
suatu kesamaan pemahaman terhadap suatu informasi yang sifatnya
prosedural atau penjelasan tentang jalannya suatu proses. Sebaliknya
jika informasi seperti ini diuraikan dengan kata-kata,
mungkin akan terjadi distorsi atau penyimpangan, apalagi bila informasi
yang disampaikan bersifat multiproses.
Gambar 1-4: Gambar diagram proses yang sederhana
16
Gambar 1-5: Gambar diagram yang lebih rumit
5. PENGUATAN
Penguatan adalah suatu proses untuk mengingatkan kembali suatu
informasi dengan cara mengulang (repetisi). Cara ini telah lama
dikenal dan diterapkan ketika seorang guru mengajar muridmurud
tingkat Prasekolah maupun Sekolah Dasar. Dengan mengulang-
ulang penjelasan atau mengulang bacaan kepada anak SD
akan mampu menguatkan ingatan terhadap apa yang dibaca atau
diterangkan gurunya.
Penguatan informasi pada sebuah presentasi dapat dilakukan dengan
cara mengulang inti informasi pada badan teks maupun pada
illustrasinya. Contoh berikut ini pada bentuk artikel di sebuah majalah.
Dari ide ini Anda dapat mengembangkan dalam bentuk slide
buatan Anda.
17
6. Berpihaklah pada Audience
Dalam melakukan pendekatan kepada publik, audience, usahakan
Anda menempatkan diri pada posisi mereka. Sekalipun Anda seorang
pemilik perusahaan yang beraudiensi dengan publik karyawan
yang Anda rekrut sendiri, berperanlah seolah Anda pada
posisi karyawan. Informasi yang akan disampaikan bisa lebih
menyentuh sasaran.
***